Asset Management slim inrichten

Een strategisch plan en één tool voor Lifecycle Management

Hoe behoud je het overzicht over alle assets die je als IT onder beheer hebt? Lifecycle Management is in onze visie de totaaloplossing voor het slim, overzichtelijk en efficiënt beheren van alle devices die door de mensen in je organisatie gebruikt worden. In dit artikel lees je hoe je Asset Management slim inricht, en daarmee overzicht bewaart én tijd bespaart. 

Kenniswerkers gebruiken steeds meer devices, en verwachten ondertussen steeds meer gemak, service en ondersteuning vanuit IT. Hoe ga je hiermee om? En hoe zorg je dat je tijd overhoudt voor de zaken waar het voor IT echt om draait, namelijk het faciliteren en innoveren van de core business van je bedrijf?

Lifecycle Management is een manier om Device Management in te richten, die je ontzettend veel overzicht en gemak oplevert, en enorm veel tijd bespaart. Onder Lifecycle Management verstaan wij het eenvoudig kunnen beheren van alle ICT-werkplekapparatuur in een bedrijf. Vanaf het moment van bestellen tot en met het afvoeren van die werkplek. 

Tussen die twee momenten is het noodzakelijk dat mensen eenvoudig defecten en reparaties aan kunnen vragen aan de hand van een SWAP-procedure. Ook het proces voor het innemen en opschonen van werkplekken van uitdiensttreders, en het leveren van een nieuwe werkplek voor joiners moet zo soepel en zo snel als mogelijk ingeregeld zijn. 

Asset Management zien wij als een belangrijk onderdeel van Lifecycle Management. In dit artikel nemen we je mee in een aantal belangrijke best practices voor het opzetten en bijhouden van je Asset Management.

Asset Management: nulmeting en strategie

Voor een totaaloverzicht en snelle, soepele processen rondom Asset Management, is het belangrijk om het beheer van alle devices in je organisaties in één strategisch plan en één overzichtelijk(e) portaal of software tool onder te brengen. Hiervoor is het belangrijk dat je eerst een 0-meting uitvoert:

  • Welke apparaten worden er allemaal gebruikt in je organisatie?
  • Op hoeveel van deze apparaten heb je als IT-afdeling overzicht?
  • Welke configuraties heb je allemaal in beheer?
  • Welke problemen kom je tegen op het gebied van beschikbaarheid van apparaten, snelheid van processen rondom bestelling, reparatie, afvoer, en veiligheid?

Vervolgens denk je na over de situatie zoals je die uiteindelijk zou willen hebben.

  • Welke gebruikerstypes heb je allemaal in je organisatie?
  • Welke typen devices horen daar allemaal bij?
  • Vanaf welke locaties werken de verschillende typen gebruikers?
  • Hoe snel wil je reparaties, defecten en afvoer kunnen regelen?
  • Hoe wil je (en moet je, wettelijk gezien) omgaan met de veiligheid en vernietiging van data?

Op basis van de antwoorden op deze vragen en de doelen voor jouw organisatie, maak je een strategisch plan over hoe je Asset Management wilt inregelen. Vanuit dit overzicht en dit plan, regel je je Asset Management omgeving in.

Asset Management: één tool, één overzicht

Vanuit die omgeving worden voortaan alle acties getriggerd en gecoördineerd, waarbij de eindgebruiker zelf alle diensten kan afroepen. Binnen dat portaal beheer je ook de CMDB (Configuration Management Database) zodat je altijd inzichtelijk hebt door wie een device gebruikt wordt en hoeveel voorraad je hebt.

Zo ben je ervan verzekerd dat alle apparaten in je organisatie, en alle processen en handelingen die daar aan gekoppeld zijn, op een correcte manier worden geadministreerd. Binnen je Asset Management plan en -omgeving zul je tenminste rekening moeten houden met en processen moeten inrichten voor de volgende zaken:

  • Voorraadbeheer, logistiek en planning.
  • Joiners, Leavers, en defecten.
  • Afvoer, datavernietiging, overname en refurbishing.

Wat veel bedrijven bijvoorbeeld niet weten is dat er vaak nog een restwaarde zit op IT producten. Als de apparaten nog functioneel zijn, keren verschillende IT-recycling of refurbishing organisaties een restwaarde uit. Deze restwaarde kun je gebruiken om de kosten te verlagen bij een nieuwe investering. Of de restwaarde kan bijvoorbeeld gedoneerd worden aan een goed doel.

Let dus ook op de duurzaamheid van je Asset Management. Hergebruik van hardware en grondstoffen vermindert de nadelige gevolgen voor het milieu en kan bijdragen aan de duurzaamheids- of MVO-initiatieven van jouw organisatie.

Totaaloverzicht en soepele processen besparen kostbare tijd

Als je op elk moment in één overzichtelijk portaal kunt inzien wat de status en levensduur is van een apparaat, en in datzelfde portaal ook inzicht hebt in de flow van aanvragen en tickets rondom nieuwe devices, reparaties, defecten en afvoer - bespaart dat kostbare tijd. Tijd die de mensen van jouw IT-afdeling voortaan kunnen gebruiken om op meer strategisch niveau mee te denken en bij te dragen aan innovatie in je organisatie.

IT verdient een plek aan de directietafel. Lifecycle Management en het daarmee slim en efficiënt inrichten van Asset Management, zorgt ervoor dat je ook echt de tijd vrij hebt om op dat niveau mee te denken en bij te dragen aan de groei van je organisatie.

Meer tijd voor innovatie? Download de gids

Wil jij meer weten over Lifecycle Management en Asset Management als onderdeel hiervan, en wil je hier direct mee aan de slag? Aan de hand van onze gids “Lifecycle management” inclusief handige checklist, kun je stap voor stap Lifecycle Management introduceren in jouw organisatie.

Download de gratis Lifecycle Management gids nu

Klik hier om de gids te downloaden!
Download gids
Er ging iets mis bij het invullen